Des élus plus efficaces grâce à DotProject

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Ou en est la commission urbanisme sur le projet de PLU ? Le budget sera-t-il prêt à temps ? Qui a le téléphone du DGS de la Communauté de Communes ? Y a-t-il une manifestation programmée à la salle des fêtes le 14 juillet prochain car j’aimerai la réserver ?

DotProject - Un groupware intelligemment conçu DotProject est un logiciel de gestion de travail collaboratif, un groupware en somme selon le jargon des informaticiens.  Il s’adresse aussi bien aux collectivités qu’aux Conseils d’élus,  aux TPE/PME ou encore  aux associations. Il offre à ses utilisateurs la possibilité de gagner beaucoup de temps et d’énergie en proposant une gestion complète de conduite de projets avec attribution des tâches et suivi de leur avancement, un calendrier ainsi qu’un carnet de contacts, des forums pour débattre de telle ou telle opportunité sans contrainte de lieu ou de moment, un partage de fichiers de travail rattaché ou non à un projet, etc.

Dotproject est particulièrement bien taillé pour les groupes d’utilisateurs qui sont amenés à travailler à partir de différents sites, ce qui est le cas des élus qui travaillent aussi bien de chez eux que du lieu de la collectivité pour laquelle ils ont été élus.

Une solution facile à installer et à entretenir

DotProject est une application web. C’est à dire qu’il nécessite pour fonctionner d’être installé sur un serveur web – comme un site internet classique – à condition que celui-ci propose le langage PHP((1)) et la base de donnée MySQL ce qui est le cas de 95% des hébergements mutualisés.
Une fois le logiciel installé, il ne demandera plus aucune intervention (hormis les mises à jour). L’accès à DotProject se fait ensuite par une paire classique d’indentifiant : « login et mot de passe ».

Cerise sur le gâteau, DotProject est un logiciel libre proposé en téléchargement gratuit à partir de son site de développement : http://www.dotproject.net/

Une autre manière de concevoir le travail en groupe

DotProject met à disposition de ses utilisateurs les principaux modules nécessaires à un travail collaboratif efficace. Il propose un bon équilibre entre richesse des fonctionnalités et prise en main par des néophytes (une formation de quelques heures est tout de même conseillée). Trop riche en fonctionnalités, un groupware peut dissuader certains membres d’un groupe de travail de l’utiliser ce qui dans ce cas anihile complètement ce pourquoi il a été conçu, c’est à dire gagner du temps !

Le formulaire de création de tâches de DotProject

Parmi les principaux modules proposés par DotProject on trouve :

  • Un carnet d’adresse ;
  • Un calendrier et son gestionnaire d’évènements qu’il est possible de personnaliser pour introduire une gestion minimaliste de ressources comme la réservation des salles ;
  • Un gestionnaire de projets et de tâches ;
  • Un gestionnaire de fichier (attaché à des projets ou non) ;
  • Des forums (attachés à des projets ou non) ;
  • Un gestionnaire de tickets pour le suivi des incidents (une fonctionnalité plutôt orientée SAV) ;
  • Etc.

Outre ces fonctionnalités, DotProject introduit une notion intéressante de traçabilité de l’information. En effet, une fois les tâches programmées et attribuées à leurs particpants par courriel, il est beaucoup plus facile pour un chef de projet de trouver d’où vient le problème et d’y remédier si d’aventure un projet n’avançait pas comme il devrait.

Le diagramme de Gantt selon DotProject (avancement d'un projet découpées en tâches)

DotProject n’est pas seul au monde

Il existe quantité de groupwares à travers le monde. Pour rester dans la même philosophie du logiciel libre, nous suggérons trois autres projets intéressants à étudier au cas ou DotProject ne convennait pas :

  1. egroupware ;
  2. phprojekt ;
  3. phpcollab.

Egroupware est assurément d’une autre dimension, son design tout d’abord rassure par son aspect très professionnel. Il propose a peu près les mêmes fonctionnalités que DotProject mais de manière plus riche et plus précise. Son carnet d’adresse peut-être interfacé par exemple avec un client mail comme Outlook. Il est possible à partir d’egroupware de mettre en place un vrai site internet via son système de publication de contenu (CMS), Site MGR, piloté depuis l’interface du groupware.

Egroupware : classe du design et puissance de la solution

Revers de la médaille, egroupware est gourmand en ressources machine. Il nécessite pour donner sa pleine mesure d’être hébergé sur une machine dédiée (un serveur virtuel suffisamment pourvu convient tout à fait), des dépendances logicielles sont à satisfaire et des réglages au niveau du langage PHP lui-même nécessitent d’avoir accès aux fichiers de configuration (un privilège rarement accordé sur des serveurs d’hébergements mutualisés).
http://www.egroupware.org

Phprojekt est certainement le groupware le plus proche de DotProject tant dans ses fonctionalités que dans son design (pour le moins rustique jusqu’aux versions 5.x). Il s’agit d’un projet allemand (le « K » de « projekt » laisse en effet peu de doute sur ses origines :o). Fidèle à la réputation qu’ont les produits germaniques, Phprojekt est un groupware sur lequel on peut compter

L'interface en gestation de la future version 6 de Phprojekt

Phprojekt est riche en fonctionnalités et relativement simple d’emploi. Il promet pour sa future version 6 un design beaucoup plus fluide et agréable (voir la capture ci-dessus). Phprojekt est économique à l’usage car il ne nécessite pas un hébergement spécifique pour fonctionner correctement.
http://www.phprojekt.com

PhpCollab comme son nom l’indique est lui aussi basé sur le langage PHP. Il s’agit, des quatres groupwares présentés dans cet article, du plus simple à prendre en main et à utiliser. Il ne nécessite pas de configuration serveur particulière et un hébergement gratuit du type Free lui convient tout à fait. On peut simplement lui reprocher une certaine lenteur dans le développement des mises à jour, pour ne pas dire son immobilisme depuis plusieurs années maintenant.

Phpcollab est parfait pour les petits projets et/ou la découverte de la gestion d'un projet au travers d'un groupware

PhpCollab convient très bien à des projets de dimensions modestes ainsi qu’à de petites structures de quelques dizaines de membres tout au plus. En fait le grand mérite de PhpCollab c’est qu’il peut-être utilisé, pour qui n’a jamais employé ce genre de logiciel, comme une excellente solution de découverte du travail collaboratif via des moyens informatisés.
http://www.php-collab.com/blog

  1. Ainsi que la librairie GD pour la création des diagrammes de Gantt. [retour]
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